翻訳証明書とは？翻訳証明書が必要なケースをご紹介

翻訳証明書とは？

原文と翻訳された書類がまったく同じ意味・ニュアンスで翻訳されていることを証明するための文書を「翻訳証明書」と言います。
公的文書では一言一句まで正確性が求められますが、海外の書類や文書を翻訳する際は文化的背景や言葉のニュアンスが異なるため、言葉の意味合いが微妙に異なる可能性があります。そのため、翻訳証明書を添付することによって「翻訳した文書が専門家によって正しく翻訳された」と証明する必要があるのです。
翻訳証明書は専門の翻訳機関によって作成されるのが原則となっており、法的根拠をもつ文書や海外で使用する身分証明書などで利用されます。

翻訳証明書はどんなケースで必要になる？

翻訳証明書は主に公的機関への公文書を提出する場合やビジネスでの書面のやり取りが発生する際に必要となります。
提出が必要になる3つのケースをまとめました。

ケース1．ビザ申請や国際結婚などの申請

ビザ申請や国際結婚、国際的に通用する免許の登録などに伴う手続きでは、翻訳証明書の提出が必要な場合があります。
たとえば、ビザ申請では主に以下の書類が必要です。

戸籍謄本
住民票
受理証明書
財政証明
源泉徴収票
課税・納税証明書
不動産契約書
在籍証明書
在留カード

語学に関する専門知識があれば自身で翻訳することが可能ですが、書類をすべて翻訳するには膨大な時間と労力がかかります。万が一不備があった際には再提出することになるため、余計な時間が取られてしまうでしょう。
公的文書は正確性が求められる性質上、翻訳証明書の提出が必要なケースがほとんど。申請手続きの際に公的文書のまとまった翻訳が必要な場合には、文書の翻訳と翻訳証明書の発行を一括で請け負ってくれる業者への依頼が効率的です。

ケース2．海外取引の書類を翻訳する場合

海外取引で使用される書類を翻訳した場合も、翻訳証明書の提出が求められます。
特に、海外で事業を展開する企業・団体が現地で登記簿や契約書類を商工会議所に提出する際は証明書が必須。海外取引で必要な証明書は「翻訳に関する申請者宣誓書」と呼ばれています。宣誓書には翻訳者の署名がされており、専用テンプレートとしてレターカバーで公文書に提出するケースが一般的です。
翻訳証明書を提出することで企業としての信頼性が高まって公的文書が受理されやすくなり、取引がスムーズに進められるというメリットがあります。

ケース3．カナダ・オーストラリアの公的機関に永住権を申請

永住権を申請する際は翻訳証明書の発行や添付が必要になりますが、発行条件はそれぞれの国ごとに異なります。
カナダの場合、移民局への申請に際して政府のホームページに掲載された公認翻訳者リストから選んだ翻訳者が作成した証明書が求められます。
オーストラリアでは翻訳者が「NAATI」という翻訳資格を持っている必要があり、この資格を有する翻訳者による証明書でないと申請は受け付けられません。
カナダ・オーストラリアに限らず永住権申請時には厳格なルールが求められているため、申請の際には国ごとの規則を慎重に確認しましょう。

翻訳証明書を依頼する際の5つの注意点

正式な翻訳証明書を発行できるか

翻訳証明書の発行を掲げている会社・機関のすべてが、信頼性の基準を満たしているとは限りません。
一般的に、ビザの申請などで求められる戸籍謄本や証明書の提出には公認翻訳者による翻訳および翻訳証明書の発行が必要です。翻訳会社に証明書を依頼する際には、オフィシャルサイトから提供されているサービスや過去の実績、特化している分野を確認し、自分の必要とする書類の翻訳が可能かチェックしましょう。

書類翻訳の実績があるか

証明書の発行が必要な書類は正確性が求められるため、翻訳者は専門的知識と豊富な経験を必要とします。
依頼先を選定する際には、翻訳者の専門分野に対する理解度や経験を確認し、原文の意味とニュアンスを適切に反映できるかをチェック。信頼のおける会社であれば実績・専門分野をオフィシャルサイトに記載しているはずなので、必ず確認しましょう。

納期スケジュールに満足できるか

文書の量や内容によって翻訳にかかる期間は大きく変わりますが、公的機関の多くは平日のみの営業であるため、納品が遅れると翻訳証明書の提出が先送りになる恐れがあります。納品されるまでの期間や納期を厳守してくれるかもしっかり確認しましょう。
納期や費用などを明確に伝える会社は信頼できる可能性が高いため、問い合わせや見積もりの段階で納期について聞いてみてください。

翻訳の質を担保するためのチェック体制があるか

翻訳作業においては、訳抜け・誤訳・誤記・専門用語の正確性・文体の統一などのチェック体制の有無が成果物の品質に大きく影響します。また、ネイティブスピーカーが理解しやすい内容になっているのかを確認するネイティブチェックも不可欠です。
不正確な翻訳証明書は質が低く、公的な提出書類としては受理されません。不備のある翻訳証明書を発行した場合、企業や団体の信頼性低下にも繋がります。
翻訳された文書の質を担保・保証する体制が整っているか、そのうえでクライアントに寄り添う姿勢がある会社なのかを見極めて依頼しましょう。

機密性やセキュリティに問題がないか

翻訳文書には戸籍や家族情報、国籍などのセンシティブな個人情報が含まれるため、翻訳会社のセキュリティレベルも確認しましょう。具体的には、情報漏洩や不正アクセスを防ぐためのセキュリティ対策を講じているか、非開示契約（NDA）を実施しているかをチェックしてください。
また、プライバシーマークやその他のセキュリティ認証を取得している翻訳会社は、個人情報の管理やセキュリティ対策に関して一定の基準を満たしているといえます。
これらのセキュリティと機密保持の対策や認証の有無を確認し、信頼できる翻訳会社を選びましょう。

翻訳証明書以外の公的文書に必要な認証

特定の国に公的文書を提出する際は、翻訳証明書以外の認証・書類が必要になることがあります。必要書類が不足すると受理されないため、どのようなものがあるのかまとめました。

公証人の認証

翻訳された文書の正確性・信頼性を高める「公証人の認証」は、一部の国・機関で提出が求められるケースがあります。法的手続きや公的な申請で求められる傾向にあり、翻訳証明書の受理要件に「notarial」や「notary」と記載されている場合、公証人による認証が必要です。
翻訳会社に翻訳を依頼する際は公証人の証明を行っているかを確認し、必要があれば併せて依頼しましょう。

アポスティーユ

アポスティーユとは、外務省が官公庁・自治体によって発行された公的文書の正当性・信頼性を証明するためのもの。ハーグ条約（外国公文書の認証を不要とする条約）によって定められており、取得が求められる可能性があるのは主に以下のケースです。

海外での公的手続き（婚姻、離婚、不動産登記など）のケース
日本国内の大使館で領事認証が求められるケース

アポスティーユ認証は外務省、またはその指定機関で取得できます。認証手続きの詳細は外務省のウェブサイトで案内されているため、事前にチェックしておきましょう。

外務省の公印確認・領事認証

ハーグ条約非加盟国で公文書を提出する際、提出先の国において文書が信頼できるものであると証明するために外務省の公印確認・領事認証が必要になる場合があります。代表的な非加盟国は中国・シンガポール・タイですが、一部の加盟国でも特定の文書に対して同じ手続きが必要になるケースもあります。
手続きの方法は、はじめに日本の外務省で公印確認を受け、提出国の大使館や領事館で領事認証を受けます。認証の手続きは個人でも郵送で行えますが、対応している翻訳会社へまとめて依頼すると効率的です。

翻訳証明書が必要な書類は実績のある業者への依頼がおすすめ

翻訳証明書が求められるような文書・書類は翻訳に法律知識や高度な専門性が求められ、用語の間違い一つで重大なトラブルを招く恐れがあるものです。公的文書が申請時に受理されなかった場合は翻訳と翻訳証明書を別の会社に依頼する必要があるため、時間・コストともにかかってしまうでしょう。そうした事態を回避するには、実績が豊富な翻訳会社を吟味する必要があります。
弊社ケースクエアは契約書・法務・法律・戸籍標本などの翻訳実績があり、翻訳証明書の発行にも対応しています。翻訳料金も1文字8円からという低価格で対応可能。無料翻訳トライアルも行っているため、翻訳を検討中の方はご相談ください。