ビザ申請の翻訳を依頼する際の注意点とポイント
ビザ申請の翻訳前に知っておきたいこと
ビザ申請に必要な書類・取得方法
ビザを申請する際、目的や滞在期間に応じて必要な書類が異なります。観光・就労・留学・永住などビザの種類ごとに求められる書類が変わるため、事前にしっかり確認しましょう。
また、ビザ申請は日本語の書類を現地の言語へ翻訳した上で公証や認証を受ける必要があります。
ビザ申請に必要な書類取得方法
戸籍謄本
戸籍謄本は、日本で個人の身分を証明する公的書類。ビザ申請時には家族構成や婚姻状況を確認するために必要となり、発行から3ヶ月以内のものが求められます。
取得は市区町村役場で行いますが、必要書類や手数料は自治体によって異なるため、事前に確認しておきましょう。内容に誤りがあれば訂正しなくてはならないので、余裕を持って取得すると万が一の際にも慌てずに手続きを進められます。
住民票
住民票は、氏名・住所・性別・生年月日・世帯主との続柄等の基本情報を記載した書類。長期滞在や留学などの申請をする際に「現住所を証明する書類」として提出を求められるケースがあります。
戸籍謄本と同じように、現在住んでいる市区町村の役場・役所で発行が可能です。
婚姻証明書
国際結婚や配偶者ビザ、家族滞在ビザの取得などで「結婚していること」を証明するために求められる書類が婚姻証明書。日本では戸籍謄本や婚姻届受理証明書などが婚姻を証明する文書として一般的ですが、提出先によっては「婚姻証明書」という名称で要求されるケースがあります。
婚姻証明書は、本籍地または婚姻届を提出した市区町村役場で取得可能です。
銀行残高証明書
留学や長期滞在のビザ申請の場合、申請者が安定した経済基盤を持っているのかを示すために銀行残高証明書が求められます。
口座を持つ銀行の窓口あるいはインターネットバンキングなどで申請すれば発行が可能。英語表記の残高証明に対応している銀行もありますが、発行に時間がかかる場合もあるため注意が必要です。
雇用証明書
申請者が現在雇用されていることを証明する書類で、雇用期間・職種・給与などが記載されている雇用証明書は、就労ビザや企業派遣での長期ビザを申請する際に求められる場合があります。
勤務先の総務・人事担当部署などに依頼すれば、社内の公印や署名付きの証明書を発行してもらえます。英文で発行してもらえる企業もありますが、日本語でしか発行されない場合は翻訳が必要です。
国別のビザ申請時の注意点
アメリカ
アメリカのビザ申請は厳格で申請書類は正確に記入する必要があり、面接が必要な場合も多いため事前の準備が肝要。予約が必須で、オンラインのDS-160フォーム入力も必須となっています。
翻訳書類には翻訳者の証明書添付が求められ、特に財務関係書類は厳密な審査があります。
中国
中国へのビザ申請では、観光ビザと就労ビザで求められる書類が異なります。
観光ビザであれば、ビザの申請書・パスポート・写真・往復航空券・宿泊予約確認書などが必要です。知り合いの家に宿泊する場合は、招聘状と招聘者の身分証コピーも求められます。
就労ビザの場合は、雇用主からの招待状や労働許可証が必要。書類は全て中国語訳が必須で、公証人による認証も求められます。招聘状が必要なビザ種別が多く、書類の準備には時間的余裕が必要です。
カナダ
カナダのビザ申請はオンライン申請が基本で、バイオメトリクス情報（体や行動の特徴を使って本人であると確認するための情報）の提供が必要。学歴証明書や職歴証明書の英語またはフランス語への翻訳が求められます。
ただし、日本国籍の方が観光で短期滞在する場合は電子渡航認証(eTA)を取得すればビザなしで入国できます。
オーストラリア
オーストラリアのビザ申請はオンライン申請が主流で、十分な資金証明や健康診断書の提出が必要な場合があります。翻訳が必要な場合、NAATI認定翻訳者による翻訳が推奨されます。
ただし、日本国籍の方がオーストラリアへ観光や商用の目的で短期滞在する場合は電子渡航許可(eTA)を取得すればビザなしで入国が可能です。
ビザ申請全体の流れと翻訳のタイミング
国やビザの種類によって多少異なりますが、ビザ申請の一般的な流れは以下のようになります。
- 申請要件の確認…どのビザカテゴリに該当するのかを調べ、必要書類と提出方法・受付期間を確認。渡航目的や滞在期間、資金証明の要件などを正確に把握しましょう。
- 必要書類の収集・発行…戸籍謄本・婚姻証明書・雇用証明書などを市区町村役場や勤務先・金融機関等から取得します。書類の有効期限が設定されている場合もあるため、申請タイミングを見据えた上で準備しましょう。
- 必要書類の翻訳…集めた必要書類を申請国の言語や英語に翻訳します。大使館や移民局が要望するフォーマットや翻訳証明書がある場合は、翻訳会社に相談して対応してもらいましょう。
- 申請書の作成…国ごとに指定の申請書やオンラインフォームがあります。必要事項を正しく記入し、申請書を作成しましょう。
- 申請の提出（面接・指紋採取など）…大使館やビザセンターに申請書類一式を提出します。場合によっては面接や生体認証が必要。面接時に追加書類の提示を求められるケースがあるため、翻訳済みの書類は全て用意しておきましょう。
- 審査・結果通知…提出した書類をもとに審査が行われ、問題なければビザが発給されます。不備や疑義があると、追加書類の提出を求められたり却下になったりする可能性があります。
ビザ申請に必要な書類をスムーズに取得するなら専門家への相談がおすすめ
ビザ申請時に翻訳が必要となる書類はそれぞれ発行元が異なり、手続きが複雑。スムーズに対応を進めるためには、ビザ申請を支援している会社やビザ申請の翻訳実績を持つ会社へ相談するとよいでしょう。翻訳書類の不備によるビザ審査の遅延や却下リスクを軽減でき、安心して手続きが行えるはずです。
ビザ申請の翻訳を依頼する際のポイント
翻訳会社の選び方
公文書翻訳の実績
ビザ申請に必要な公文書の翻訳は、実績を持つ翻訳会社を選ぶのがおすすめ。公文書はパスポート・戸籍関連書類・婚姻証明書・学歴証明書など多岐に渡り、国によって求められる形式や内容が異なる場合がありますが、公文書の翻訳経験が豊富な会社や翻訳者であれば、法令や行政機関のガイドラインに沿った書式・訳し方のスキル・ノウハウが蓄積されているため精度の高い翻訳が期待できるでしょう。
翻訳者の資格確認
翻訳者の資格や専門性の確認も大切です。ビザ申請書類の翻訳には法律や行政用語に精通した翻訳スキルが必要なため、翻訳会社に依頼する際は担当する翻訳者の資格や経験について確認しましょう。たとえば通訳案内士や各国の翻訳士資格が挙げられます。
海外の大学を卒業した翻訳者や実際に行政文書や法律関連文書の翻訳に携わった実績を持つ翻訳者であれば、より専門的な知識や表現を期待できるでしょう。
料金体系と納期
翻訳料金は会社によって異なりますが、文字数や単語数に基づいて算出されるのが一般的。公文書の翻訳は専門性が高いため、通常の翻訳よりも割高になる傾向にあります。
申請後の修正のやり取りや翻訳証明書の発行にかかる時間も考慮する必要があるため、急ぎの納期でも対応可能かを確認し、提出書類の期限よりも余裕を持ってスケジュールを組める会社を選びましょう。
あまりに短い納期を求めると追加料金が発生したり品質が低くなってしまったりするリスクがあるため、料金・納期とのバランスが相応な翻訳会社を検討しましょう。
翻訳証明書の発行可否
ビザ申請で提出する文書には、翻訳者または翻訳会社が「この翻訳は正確である」と証明する翻訳証明書が必要となる場合があります。依頼先の翻訳会社が証明書を発行できるかどうかを事前に確認しておきましょう。証明書の発行には別途料金がかかる場合もあります。
翻訳証明書とは？その重要性
翻訳証明書は、翻訳された文章が原文と同じ内容であると証明する公式文書のこと。翻訳の正確性と信頼性を保証し、ビザ申請や国際的な契約・留学手続き・裁判資料などの公的手続きで大切な役割を果たします。
翻訳証明書には、通常「翻訳者が文書内容を正確に翻訳し、その責任をもつことを誓う」旨が記載され、翻訳者または翻訳会社の署名や押印がされます。海外の書類審査は翻訳文の品質を信頼してよいかどうかが厳密にチェックされるため、証明書の有無は審査を円滑に進める上で不可欠といえます。
翻訳証明書がない場合は追加で公証人による認証や大使館・領事館の証明が必要になる可能性があり、手続きの煩雑化や申請期間の延長につながりかねません。書類提出前に必ず「翻訳証明書が必須かどうか」を確認しておきましょう。
翻訳証明書の取得方法
翻訳証明書を取得するには、翻訳会社への依頼が必要。翻訳会社では対象の書類が正確に翻訳されているか確認した後に翻訳の正確性を保証する文書（翻訳証明書）を作成し、翻訳文と一緒に依頼者へ渡されます。証明書を受け取った際は、署名や押印が確かに行われているか最終確認を忘れずに行いましょう。
翻訳会社への依頼手順
- 翻訳会社の選定…実績・専門性・料金などを考慮しながら翻訳会社を選びます。
- 見積もり依頼…原稿を送付し、料金と納期の見積もりを依頼します。
- 契約・発注…見積もりに問題がなければ契約を結び、正式に翻訳を発注します。
- 翻訳作業…翻訳会社が指定された期間内に翻訳作業を行います。
- 納品・確認…翻訳された文書が納品されたら、内容を確認します。
- 修正依頼（必要な場合）…修正が必要な箇所があれば、翻訳会社に依頼します。
- 最終確認・支払い…修正後の最終版を確認し、問題がなければ料金を支払います。支払い方法・支払い期限・分割払いの可否などを事前に確認しておくとよいでしょう。
ビザ申請の翻訳を依頼する際に注意すべきポイント
提出先の要件確認
ビザ申請の翻訳を依頼する際は、提出先の要件を事前に確認しましょう。各国の入国管理局や大使館によって、翻訳の形式や必要な証明書が異なる場合があります。要件を満たさないと書類不備で受付が延長・不受理となる可能性があるため、ウェブサイトや問い合わせ窓口を活用して要件を確認し、翻訳会社に正確に伝えておきましょう。
納期の設定
ビザ申請には「○月○日までに書類を提出」という期限が設けられています。翻訳作業は依頼後すぐに着手してもらった場合でも、翻訳・校正・翻訳証明書の手続きなどには一定の日数が必要となるもの。納期がギリギリだと急な修正が発生した際に間に合わないリスクもあるため、余裕を持ったスケジュールが組めるように納期を伝えましょう。
短納期で依頼しなければならない場合は追加料金が発生する可能性があるため、追加コストも考慮しておくとよいでしょう。
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